POS-süsteem või kassaaparaat: kumb valida?

Seadus ei ütle, kas sul peab letil olema kassaaparaat või POS-süsteem. Nõutud on ostudokument ja korrektne arvestus, seadme valid oma müügiprotsessi järgi. Nõuded on siin kirjas oktoobri 2026 seisuga. Nende järel tulevad kahe lahenduse põhierinevused, pakkujate avalikud hinnad ja küsimused, mis enne lepingut ära küsida.

Sisukord

1. Mida Eesti seadus kassalt nõuab?
2. Mille poolest POS-süsteem kassaaparaadist erineb?
3. Mis kassalahendus Eestis avalike hinnakirjade järgi maksab?
4. Kumb tuleb odavam, kuutasu või ühekordne ost?
5. Milliste süsteemidega peab kassa ühenduses olema?
6. Mida pakkujalt enne lepingut küsida?
7. Ohumärgid
8. Allikad

Mida Eesti seadus kassalt nõuab?

Igast kohese tasumisega müügist peab jääma nõuetele vastav ostudokument ja arvestus. Kindla kassaaparaadi tüübi nõuet ei ole neis tarbijakaitseseaduse ja raamatupidamise seaduse sätetes, mille läbi lugesime. Kohustused on samad, olgu letil lihtne aparaat või pilvepõhine POS.

• Ostudokument. Kui kauba või teenuse eest tasutakse kohe, pead andma tarbijale ostu tõendava dokumendi. Sellel on vähemalt kaupleja nimi või ärinimi ja tegevuskoha aadress, müügikuupäev, iga kauba või teenuse nimetus ja hind ning tasutud summa (tarbijakaitseseaduse § 4 lõiked 4 ja 4¹).
• Paber või e-kviitung. Paberil annad dokumendi siis, kui tarbija seda nõuab. Vaikimisi ka siis, kui ta maksab sularahas ega kasuta kliendikaarti, mille kaudu ta ostudokumendi hiljem kätte saaks. Paberit pole vaja, kui tarbija on sõnaselgelt nõustunud, et kviitung saadetakse e-postile või muusse sobivasse kanalisse (§ 4 lõiked 4² ja 5¹, kehtib alates 1. septembrist 2025).
• Algdokument raamatupidamises. Algdokumendil on vähemalt toimumisaeg, majandusliku sisu kirjeldus ja arvnäitajad (kogus, hind, summa) ning reeglina on see masintöödeldav. Säilitada tuleb seda seitse aastat selle majandusaasta lõpust, mil tehing kirjendati (raamatupidamise seaduse § 7 ja § 12).
• Käibemaks. Standardmäär on alates 1. juulist 2025 24%, selle kõrval kehtivad määrad 13%, 9% ja 0%. Väljastatud arvete koopiaid hoiab maksukohustuslane alles seitse aastat (Maksu- ja Tolliameti käibemaksulehed, käibemaksuseaduse §-d 15, 36 ja 37).
• E-arve. Ettevõte, kes on äriregistris märgitud e-arve vastuvõtjaks, võib alates 1. juulist 2025 nõuda müüjalt e-arvet. Selle puhul eeldatakse standardit EN 16931-1 (raamatupidamise seaduse § 7¹ lõiked 3 ja 7). Sind puudutab see juhul, kui sinu kassast lähevad arved ettevõtetele.

Juriidiline nõu see ülevaade ei ole. Täpsemate küsimustega pöördu Maksu- ja Tolliameti või oma raamatupidaja poole. Raamatupidajaga lepi kokku ka kassaandmete eksport. Kui sul teda veel pole, loe kõigepealt, kellelt raamatupidamisteenust küsida.

Mille poolest POS-süsteem kassaaparaadist erineb?

Kassaaparaat lööb müügi sisse ja prindib tšeki. POS-süsteem seob sama müügi laoseisu, aruannete, maksete ja teiste süsteemidega. Mida kumbki täpselt oskab, sõltub mudelist või paketist. Võta tabelit seepärast kontrollnimekirjana, lubadus see ei ole.

Kriteerium	Kassaaparaat	POS-süsteem
Kellele sobib	Kitsa valikuga väike müügikoht. RTT toob näiteks väikese lillepoe ja hooajalise kohviku.	Kohvik, restoran või pood, kus on lai sortiment, mitu müügikanalit või mitu töötajat.
Laohaldus	Sõltub mudelist, küsi enne ostu.	Tavaliselt olemas moodulina, kuid mitte igas paketis. Cloudicsi Starter-paketis näiteks laohaldust ei ole.
Kaardimakse	Kas terminali saab ühendada, sõltub mudelist. Küsi enne ostu.	Terminal võib olla süsteemiga seotud, nii et summat ei pea kaks korda sisestama. Millised terminalid sobivad, sõltub pakkujast ja kaardimaksepartnerist.
Andmed raamatupidajale	Päevaaruanne või faili eksport, kui mudel seda oskab.	Eksport või otseühendus raamatupidamistarkvaraga, CompuCashil näiteks Directo ja Meritiga.
Internet	Sõltub mudelist.	Pilvepõhised vajavad ühendust, kuid mitte kõik. Qbill töötab võrguta ja sünkroniseerib hiljem, Tabres ja Cloudics ütlevad oma lehel, et vajavad ühendust.
Kulumudel	Peamiselt ühekordne ost.	Sageli kuutasu, tehingutasu või mõlemad. Riistvara tuleb eraldi.

Mis kassalahendus Eestis avalike hinnakirjade järgi maksab?

Avalikud hinnad algavad nullist ja ulatuvad kuutasuni 69 € ja üle selle. Ühelgi lehel, mille avasime, polnud kirjas, kas hind on käibemaksuga või ilma. Küsi seda alati ise. Hinnad on võetud pakkujate endi lehtedelt, mis on avatud oktoobris 2026. Turu täielik ülevaade see loetelu ei ole.

Pilvepõhised pakkujad

Pakkuja ja pakett	Avalik hind	Mida leht ütleb
Qbill Base	39 € kuus	Kiire müük, tšekiprintimine ja aruanded, laohaldus ja inventuur, terminaliühendus. Töötab võrguta.
Qbill Extended	55 € kuus	Base lisaks QR-menüü, kodulehe ja veebibroneeringud. Paketil on piirangud, mida saab lisatasu eest laiendada.
Cloudics Starter	49 € kuus aastamaksuga, 55 € kuus kuumaksuga (tavahind 59 € kasutaja kohta)	Hind kehtib kasutaja kohta. Laohaldust paketis ei ole ja vaja on stabiilset internetti.
CompuCash New Business	0 € kuus ja 1,49% kaardimaksetelt	Kasutajate arv on piiramatu. Sees on laohaldus ja aruandlus, tugi töötab tööpäeviti kell 9 kuni 17.
CompuCash Standard	alates 69 € kuus	Lisanduvad tarnekanalite integratsioonid.
Tabres	0 € kuus	Tellimuste haldus ilma kuutasu ja kojuveo vahendustasuta. Iga seade vajab internetti, võrguta režiimi ei ole.

RTT müüdava Syrve restoranitarkvara ja CompuCashi Enterprise-paketi hinda lehtedelt ei leia, selle saab päringu peale. Ohumärk see iseenesest ei ole. Kirjalik pakkumine peab aga enne otsust laual olema.

Ühekordne riistvara

RTT kirjutab oma 13. veebruari 2026 artiklis, et Tabby kassatarkvaral kuutasu ei ole. Riistvara ostad eraldi. Kassaaparaat SAM4S NR-510 maksab 451 € ja SAM4S NR-520RB 479 €, Kassaterminal II 630,36 € ning Kassaterminal 997,02 €. Tšekiprinter Epson M30II maksab 406,98 €. Ostukorvile alates 900 € pakutakse liisingut. Kas hinnad on käibemaksuga, artiklist ei selgu.

Kumb tuleb odavam, kuutasu või ühekordne ost?

Üldist vastust ei ole. Kuutasu sees on tavaliselt tarkvara ja uuendused, ühekordse ostuga saad ainult seadme. Võrdle seepärast sama ajavahemiku kogukulu, näiteks 36 kuu oma, ning liida mõlemale poolele riistvara, terminal, tugi ja käibemaks.

• Qbill Base, 36 kuud: 39 € × 36 = 1404 €. Riistvara selles summas ei ole.
• Cloudics Starter ühele kasutajale, 36 kuud aastamaksuga: 49 € × 36 = 1764 €, kui erihind kehtib kogu perioodi.
• CompuCash New Business: kui kaardiga laekub 10 000 € kuus, maksad 149 € kuus. Eeldusel, et Standard-paketil kaarditasu ei ole (lehel seda märgitud pole), on 69 € pakett odavam siis, kui kaarditulu ületab 4631 € kuus.
• Kassaaparaat SAM4S NR-510: 451 € ühekordselt. Terminali, tuge ja kaardimakset see hind ei sisalda.

Arvutused on meie omad ja tehtud avalike hindade põhjal. Pakkumised need ei ole.

Milliste süsteemidega peab kassa ühenduses olema?

Enamasti kaardimakseterminali ja raamatupidamisega, restoranis lisaks tarnekanalitega. Mitu pakkujat toetab ainult kindlaid partnereid. Kontrolli enne, kas sinu oma on nende seas.

• Maksete poolel nimetab Qbill Ingenico terminale DESK2600, DESK1600 ja RX5000 (Swedbank, LHV, SEB jt) ja lisab, et saadavus sõltub kaardimaksepartnerist. Cloudics toetab valitud Android-terminale, need on Netsi ja Ingenico omad.
• Raamatupidamistarkvara nimetab ainult CompuCash: integratsioon on Directo ja Meritiga. Teiste lehtedel tarkvarade nimesid pole, seega küsi pakkujalt konkreetse tarkvara nime.
• Tarnekanalitest nimetab CompuCash Bolt Foodi ja Wolti. Lehe järgi on tarnekanalite integratsioon siiski pakettides alates Standardist.
• Laohalduse kohta küsi, kas see on paketi sees. Qbill Base’is on, Cloudics Starteris ei ole.

Mida pakkujalt enne lepingut küsida?

Kirjalikult küsi kogukulu, andmete väljaviimise tingimusi ja seda, mis saab müügist siis, kui internet katkeb. Täpsemalt nii:

1. Kui suur on 36 kuu kogukulu koos riistvara, terminali, toe, paigalduse ja käibemaksuga?
2. Kas müüa saab ka siis, kui internet katkeb? Tabres ja Cloudics kirjutavad oma lehel, et pidev ühendus on vajalik.
3. Kas süsteem väljastab paberkviitungi ja e-kviitungi ning salvestab tarbija nõusoleku?
4. Kui kiiresti ja kelle kulul kassat uuendati, kui käibemaksu standardmäär muutus 1. juulil 2025 24%-ks?
5. Mis vormingus saad andmed välja ja kas saad need kätte ka pärast lepingu lõppu? Säilitama pead neid seitse aastat.
6. Kui pikk on leping, kuidas saab selle üles öelda ja mis lisatasu tuleb kasutajate, müügikohtade või paketipiirangute ületamise eest?
7. Mis kell tugi töötab? CompuCash ja Cloudics märgivad tööpäevade tuge kell 9 kuni 17, ööpäevaringne tugi on eraldi teenus.
8. Kes on kaardimaksepartner ja kas tehingutasu käib pakkuja kaudu või otse pangaga?

Ohumärgid

Ohumärk on kõik see, mida pakkuja ei oska või ei taha kirjalikult kinnitada. Lisaküsimus on omal kohal, kui näed midagi järgmisest.

• Lahendus on „tasuta“, aga pole selge, millest pakkuja teenib: kaarditasust (CompuCash kirjutab oma 1,49% välja), lisamoodulitest või partnerlepingutest.
• Andmeid ei saa eksportida või on eksport tasuline. Seitsme aasta säilitamiskohustus jääb ikka sulle.
• Pakkuja ei ütle, millise terminali ja kaardimaksepartneriga süsteem töötab.
• Paketi piirangud selguvad alles pärast allkirja („teatud piirid“, aga numbreid pole).
• Hind on „päringu peale“ ja kirjalikku pakkumist kaasa ei anta.
• Tugi ei tööta sel ajal, kui sina müüd, näiteks nädalavahetusel.

Allikad

• Tarbijakaitseseadus, Riigi Teataja: § 4 lõiked 4 kuni 5¹ ostu tõendava dokumendi sisu ja esitamise kohta, redaktsioon 1.09.2025.
• Raamatupidamise seadus, Riigi Teataja: § 7 algdokumendi nõuded, § 7¹ e-arve, § 12 säilitamine.
• Maksu- ja Tolliamet: käibemaksumäärad ja maksuvaba käive: määrad 24%, 13%, 9% ja 0%, standardmäär 24% alates 1.07.2025.
• Maksu- ja Tolliamet: käibemaksuarvestus ja arved: arvete koopiate seitsmeaastane säilitamine, KMS §-d 36 ja 37.
• RTT: Nutikas kassasüsteem väikeettevõttele: Tabby tarkvara ilma kuutasuta, kassaaparaatide, kassaterminalide ja printeri hinnad, liising alates 900 €.
• Qbill POS: paketid 39 € ja 55 € kuus, võrguta režiim, toetatud terminalid.
• Cloudics POS hinnad: Starter-paketi hind, laohalduse puudumine, internetinõue, toetatud terminalid, tugiajad.
• CompuCash hinnad (Ektaco): paketid 0 € + 1,49%, alates 69 € ja Enterprise.
• CompuCash tooteleht (Ektaco): Directo, Merit, Bolt Food ja Wolt integratsioonid.
• Tabres tellimuste haldus: 0 € kuumakse, internetinõue, võrguta režiimi puudumine.
• RTT Syrve kassatarkvara: hinda lehel ei ole, päringupõhine.